Tipps & Tools

Dinge geregelt kriegen – drei kostenlose Tools, die dabei helfen

Termine abstimmen, mit Kollegen brainstormen, Aufgaben online organisieren – das Web ist voller genialer Tools, die helfen, den PR-Alltag leichter in den Griff zu bekommen. Drei kostenlose Webdienste, die ich gerne nutze, habe ich zum Jahresauftakt für Sie zusammengestellt.

Trello – Projekte organisieren und verwalten

Trello lässt sich am besten mit der guten alten Pinnwand vergleichen: Statt der bewährten Korktafel legen Sie virtuelle „Boards“ für Aufgaben und Projekte an. Jedes Board lässt sich mit Notizen („Cards“) füllen, die wiederum in Listen organisiert sind. Die Listen „To Do“, „Doing“ und „Done“ sind voreingestellt, können aber jederzeit ergänzt, gelöscht oder umbenannt werden. Der Zugang zur Plattform ist ruckzuck eingerichtet: Einfach mit einer E-Mail-Adresse oder mit einem Google-Konto anmelden, los geht‘s.

Trello Logo

Wozu ist das gut? Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Pressekonferenz organisieren. Die Aufgaben, die Sie dazu erledigen müssen, lassen sich prima auf einem Board organisieren. In der To-Do-Liste sammeln Sie zum Beispiel Notizen wie „Termin festlegen“, „Verteiler aktualisieren“, „Pressemappe erstellen“ usw. Jedes Kärtchen lässt sich mit verschiedenen Optionen versehen: Sie können zum Beispiel eine Deadline festlegen, Checklisten einfügen, Bilder und Links verknüpfen oder farbige „Labels“ für verschiedene Prioritäten vergeben. Wird eine Aufgabe bearbeitet, schieben Sie das Kärtchen in die Liste Doing, ist sie erledigt, in die Liste Done.

Trello ist auch für Teamwork geeignet, Mitglieder und Boards können in „Organizations“ gruppiert werden, dann kommen weitere Funktionen ins Spiel, zum Beispiel Kommentare und Votings. Um keine Änderung zu verpassen, kann man Cards, Listen oder auch das gesamte Board abonnieren. Dank einer Filterfunktion lassen sich auch große Projekte gut überblicken. Trello gibt es inzwischen auch als iPhone- und Android-App – so funktioniert Kork 2.0!

Tricider – Ideen finden und bewerten

Feedback einholen, Ideen sammeln, über Vorschläge abstimmen – das alles geht einfach und schnell mit Tricider. Wer das kostenlose Brainstorming-Tool nutzen will, muss nicht einmal angemeldet sein. Sie geben auf der Homepage ein Thema ein und erstellen eine Abfrage. Mit einem Klick auf den Button „Ideen hinzufügen“ können Sie selbst den Anfang machen, Ihren Vorschlag beschreiben und sogar Bilder hochladen.

Tricider Logo

Ob Sie Ihren Namen angeben möchten, entscheiden Sie selbst. Zu Ihrer Umfrage wird automatisch ein Link generiert, den Sie per E-Mail an die Teilnehmer versenden oder in sozialen Netzwerken veröffentlichen können. Die Besucher Ihrer Umfrage können bis zum Ablauf der Deadline Ideen beisteuern, Pro- und Kontra-Argumente posten und für Einträge voten.

Nur wenn Sie Ihre eigenen Postings später editieren, Ihre Umfragen speichern oder Reaktionen von Teilnehmern abonnieren möchten, müssen Sie sich anmelden – per E-Mail, über Facebook oder Google. Die Umfragen lassen sich übrigens auch in Blogs, Websites  oder Facebook-Pages integrieren.

Doodle – Termine abstimmen und buchen

Wenn es um Terminfindung geht, ist Doodle das, was Aspirin bei Kopfschmerzen ist – der Klassiker. Das Tool spart lästiges Hin- und Hermailen und ist binnen weniger Minuten eingerichtet. In der Basisversion legen Sie auf der Startseite eine Terminumfrage an, geben einen Titel, optional auch Raum und Beschreibung ein. Pflichtangaben sind nur Name und E-Mail-Adresse, das können aber auch Nickname und Wegwerfadresse (z.B. Spamgourmet) sein.

Doodle Logo

Anschließend geben Sie die Terminoptionen (Datum, Uhrzeit) ein. Bei Bedarf können Sie die Abfrage weiter modifizieren, zum Beispiel die Anzahl der Teilnehmer oder der Antwortoptionen begrenzen. Den Link zur Abfrage verschicken Sie über Ihr Mailprogramm.

Wenn Sie ein Doodle-Konto anlegen – auch das ist kostenfrei – können Sie den Dienst mit Ihrem Google- oder Outlook-Kalender verbinden und Einladungen über Doodle versenden. Außerdem haben Sie dann die Möglichkeit, mit MeetMe ein persönliches Terminplanungs-Profil einzurichten. Auf einer eigenen Webpage (www.doodle.com/Name) zeigen Sie Kunden, Kollegen oder Geschäftspartnern, wann Sie am besten erreichbar sind.

In der kostenpflichtigen Premium-Version werden zusätzliche Features wie automatische Erinnerungsmails oder verbindliche Adressabfragen freigeschaltet, außerdem sind individuelle Anpassungen möglich. Auch Doodle gibt’s im App-Format, für 2,69 Euro im iPhone-Store oder als kostenfreie mobile Webversion.

Auf ein produktives 2013!

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